Angebots- und Auftragserfassung

microGlas-6 behandelt unter dem Oberbegriff "Aufträge" sowohl tatsächliche Aufträge als auch Angebote, sowie Reklamationen, Gutschriften, Barverkauf, etc.. Unterschieden werden diese Auftragsformen durch einige Merkmale, welche letztlich die Geschäftsprozeßabfolge steuern. Auf Wunsch kann mit mehreren Nummernkreisen gearbeitet werden.
In einem ersten Schritt der Erfassung wird die Auftragsnummer automatisch vergeben und der Auftrag einem Kunden zugeordnet. Die Auswahl findet per Kunden-Nr. oder Kurzname (Matchcode) statt. Danach wird der gewünschte Liefertermin des Kunden erfaßt und gegebenenfalls mit den vorgeplanten Touren abgeglichen. Desweiteren werden Kundenreferenzen, Liefer- und Verpackungshinweise erfaßt.

Sind diese Auftragshauptdaten vollständig, wird in die Erfassung der Auftragspositionen übergegangen.
Dabei geht es primär um die Auswahl der jeweiligen Artikel und der Angabe der gewünschten Mengen. Ferner können beliebig Kommissionen und Texte dazwischen gesetzt werden, wobei die Kommission 30-stellig und der Text 60-stellig ist. Außerdem ist es möglich Sonderpositionen ohne Artikelbezug zu erfassen (freie Positionen). Bei Glasartikeln werden ferner die Maße (Breite und Höhe) sowie die zur Anwendung kommenden Glassorten abgefragt (letztere ergeben sich primär aus dem Artikelstamm und können variiert werden).
Bei Glasartikeln können ferner Bearbeitungen wie Modellzuschnitt, Sprosseneinbau, Kantenschliff, Eckausbrüche etc. zu den Positionen zugefügt werden. Für vollständig erfaßte Positionen werden automatisch unter Berücksichtigung aller Kundenkonditionen Preise und Kosten berechnet. Weiterhin wird für jede Position die Beschaffungsart,

· Lagerentnahmen,

· Einkauf,

· der Eigenproduktion

bestimmt. Bei Produktionsartikeln werden ferner aus technischen Merkmalen der Artikel- und Bearbeitungsstammdaten eine Produktionsklasse ermittelt.

Einige Bearbeitungsarten wie Modelle oder Sprossenaufteilung lassen sich anschaulich nur durch grafische Darstellung erfassen, weshalb wir in solchen Fällen direkt in unser microCAD verzweigen und maßstabgerecht die notwendigen Parameter (Zusatzmaße etc.) erfassen. Derart erfaßte Bearbeitungen können wiederum maßstabgerecht im Rahmen des Formulardrucks dargestellt werden und gehen auch ohne weitere Nachbearbeitung in die Generierung von Modellzuschnitt-Codes ein.

Nach Erfassung aller Positionen wird der Auftrag abgeschlossen. Dadurch werden unter anderem Mengen- und Gewichtssummen gebildet, der initiale Status des Auftrags (je nach seinem Typ) bestimmt, sowie gegebenenfalls eine Tourenzuordnung vorgenommen.
Zur Prüfung des Auftrags kann ein Prüfausdruck gestartet werden, welche den Auftrag wie ein Angebot oder eine Auftragsbestätigung darstellt. Da es sich hierbei um ein eigenständiges Formular handelt, können jedoch auch weitere (interne) Daten mitgedruckt werden.
Angebote können auf einfachste Weise in Aufträge umgewandelt werden.

Darüberhinaus können Aufträge / Angebote dupliziert werden und mittels einer speziellen Definitionsmaske systematisch bezüglich der technischen Komponenten als auch der Preisstellung variiert werden. Auf diese Weise lassen sich z. B. leicht Alternativangebote erstellen.